הפקה של כנסים היא איננה דבר פשוט והיא כוללת ארגון בממדיים אדירים, שבמידה ולא יעשו בדיוק וקפידה על הפרטים הכי קטנים והגדולים, כל מהות הכנס עלולה להתבטל ולהשאיר את המארגנים עם אירוע נוצץ וחסר כל תוכן. כנסים כאלו מתרחשים כמעט כל יום, הם מגיעים עם קונספט במרבית הפעמים ודורשים עיצוב שונה לחלוטין מזה של אירועי שמחות, אביזרים שונים, מוקמות הושבה ולעיתים גם סוגים שונים של אוכל.
בחירת אולם לטובת הפקת כנסים הוא חלק משמעותי בבימוי והפקת כנס מוצלח, מכיוון שאולם אירועים ייעודי למשל יאפשר למארגני הכנס שלל אפשרויות שונות. החל מאירועים היברידים המשלבים שיחות וידאו רבות משתתפים ועד לחדרים קטנים, אשר יאפשרו למשתתפים זמן לדיונים או אולי אפילו בחירת אולם כנסים, הנמצא באזור מרכזי בארץ ויוכל להיות קרוב עבור מרבית המשתתפים.
מה נבדוק לפני בחירת אולם כנסים?
- כמות המשתתפים -על מנת להבין אם האולם אכן מתאים להפקת כנסים, חשוב להכיר בכמות המשתתפים שכן כמות של עשרת אלפים אנשים לא תתאים לאולם המכיל אלף וחמש מאות. לכן יש להשתדל ולכמת עד כמה שניתן את כמות האנשים הרבה לפני בחירת האולם ולבדוק את יכולת ההכלה לפני.
- מיקום - מיקום אולם הכנס יכול להיקבע על פי מספר פרמטרים, בין אם זה הוא המיקום של מרבית המשתתפים, נושא הכנס(למשל כנס בנושא פריפריה או תא) או אזור יפיפה שישאיר זיכרון טוב מהכנס. על כן מומלץ להבין איזה מיקום ישרת את הכנס, המארגנים והמשתתפים בו.
- חלל פנימי - חשוב להכיר את אופן חלוקת החדרים באולם, האם יש כאלו ואם כן אז כמה יש ומה גודלם. בנוסף מומלץ להכיר באופן סדרי ההושבה הניתנים ליישום באולם, כך נוכל להבין כיצד לחלק את ההושבה ואת החלל בצורה מדויקת. וכמובן בכל הנוגע לסוג הריהוט הקיים, האם קיימות מערכות ישיבה למינגלינג או מערכות ישיבה אחרות העונות לצורכי הכנס.
- ציוד טכנולוגי - לא כל אולם כנסים מחזיק בציוד מוכן מראש או תקין לביצוע כנסים ברמה גבוהה, לכן בחיפוש אחר אולם כנסים חשוב להכיר אל מול בעלי האולם האם קיימים עזרים כמו: מקרן, מסך, שקעים וחיבורים נסתרים, חיבור לאינטרנט אלחוטי ועוד.
- עיצוב - בכל הקשור לעיצוב כנסים, בייחוד כנסים גדולים יש לשים דגש רב על מיתוג הכנס והיכולת להבליט אותו במגוון דרכים ברחבי האולם. עם זאת אולם כנסים ''נקי'' עם צבעים רכים או קירות לבנים ככל הניתן, יאפשר עיצוב רחב ולא ''ממסגר'' ובהחלט יהווה יתרון.
-
אוכל - מועדם של כנסים עלול להשתנות מפעם לפעם, ולפיכך גם הצורך בסגנון האוכל הדרוש.
בין אם נפיק כנס בבוקר ונדרש לעמדות קפה וארוחת בוקר או דברי מתיקה קלים ובין אם נעשה זאת בערב ונרצה בופה עשיר ומגוון. - עמדות שונות - כנסים זקוקים לעיתים למספר עמדות, החל מעמדות רישום, עמדה לחילוק שי למשתתפים ועד לחלוקה ואפילו מודיעין. הפקת כנסים דורשת מהאולם גם הכנה לעמדות אלו, החל משולחנות ייעודים ועד לעמדות נאומים.
איך לבחור אולם נכון
הפקת כנסים היא אמנם לא דבר פשוט כמו ששטחנו עד כה, אך עם שימת דגש על הפרמטרים שציינו מעל והטיפים שנפרוס כאן בהמשך בהחלט ניתן לעשות זאת בקלות. ראשית הבינו את הקונספט ואת מספר האנשים כמו שציינו, מהרגע בו הבנתם את הקונספט היכולת שלכם ושל מפיקי האירוע לבצע החלטות עיצוביות, סגנוניות ואפילו הושבה יהפכו להיות הרבה יותר פשוטים ממה שניתן בכלל לדמיין.
שנית חשוב לבצע הערכה מוקדמת בנוסף לכל אלו, לא להמתין עד לתאריך המיוחל ולא לשבוע לפני.
אלא להבין לפרטי פרטים את פילוח המשתתפים, את מיקומם הגאוגרפי של מרביתם והאם עולה צורך בהסעה או בדרכי גישה נגישים יותר או פחות.
מלבד אלו חשוב להכיר גם את היכולת הטכניות הדרושות לכנס, החל מהמקרנים שהזכרנו מעל עד לזמזמים שיאותתו למשתתפים לסיים דיונים או הרצאות שונות. פרטים אלו הינם קריטיים להפקת כנסים במאה העשרים ואחת, ובנימה יותר רצינית חשוב גם להכיר את גודל התקציב ולשם מה לייעד אותו. האם ההרצאות לאורך כל האירוע יהיה הדבר המרכזי? על כן ניתן להנמיך את עלויות האוכל והמלצרים?
